Trong chương trình đạo đức kinh doanh, nhân viên và người thừa hành nhạy cảm hơn với những loại hành vi cấu thành nên hành vi sai trái hay bất hợp pháp. Khả năng họ coi báo cáo về hành vi sai trái là một trong những nghĩa vụ của mình đối với doanh nghiệp, đồng nghiệp và các bên liên quan cũng cao hơn. Một báo cáo gần đây cho rằng trong nếu doanh nghiệp có ít nhất 4 yếu tố của một chương trình đạo đức kinh doanh, 78% nhân viên sẵn sàng báo cáo hành vi sai trái. Chỉ có 52% sẵn sàng làm như vậy chỉ khi có tiêu chuẩn bằng văn bản trong doanh nghiệp, và sẽ chỉ có 39% sẵn sàng khi không có mặt bất cứ yếu tô nào trong 4 yêu tố. (Bốn yêu tố ở đây là tiêu chuẩn hành vi kinh doanh dưới dạng văn bản, đào tạo về tiêu chuẩn thành một văn phòng đạo đức hay đường dây điện thoại tư vấn, và một biện pháp để báo cáo hành vi sai trái mà không phải tiết lộ danh tính. )
Nếu văn hóa tổ chức khuyên khích đối thoại, đặt câu hỏi và đưa thông tin, nhân viên sẽ thấy dễ dàng hơn khi phải đương đầu với các vấn đề về hành vi kinh doanh có trách nhiệm, tìm kiếm lời khuyên và trình bày lo ngại, cũng như đưa ra những quyết định đạo đức. Tuy nhiên, trong nhiều doanh nghiệp, nhân viên thấy không thoải mái khi phải đứng ra xung phong, đặc biệt là khi báo cáo những lo ngại của mình liên quan đến các nhân viên khác. Chủ sở hữu và nhà quản lý cần phải biến tình huống đứng ra xung phong trở thành vì lợi ích của nhân viên mình. Ví dụ, một nhà quản lý trong bối cảnh văn hóa ở Viễn Đông đã sử dụng phép so sánh để giải thích cho nhân viên vì sao họ nên báo cáo lo ngại về hành vi kinh doanh, ông ta chỉ ra cho nhân viên thấy họ sẽ hành động như thế nào để bảo vệ gia đình nếu trong nhà có kính vỡ.
Báo cáo vi phạm
Trường hợp lý tưởng là chủ sở hữu, nhà quản lý và giám sát viên duy trì một chính sách mở cửa cho những nhân viên và người thừa hành có lo ngại liên quan đến hành vi kinh doanh có trách nhiệm. Tuy nhiên, thông thường, nhân viên và người thừa hành ngại đem ‘tin xấu’ đến cho cấp trên và người giám sát của mình. Để khuyến khích họ đứng ra, doanh nghiệp nên thiết lập các quy trình kín đáo để nhân viên tìm kiếm lời khuyên và bày tỏ lo ngại.
Hộp thư góp ý, đường dây trợ giúp và bảo vệ bằng cách thổi còi, tất cả những điều này tạo điều kiện để báo cáo về những hành vi cần đặt dấu hỏi. Cũng có thề nhận báo cáo từ những cá nhân tìm đến văn phòng đạo đức kinh doanh và trình bày lo ngại. Danh tính của người báo cáo phải được bảo mật (đến mức độ mà luật pháp cho phép) và người báo cáo thông tin không nên có nghĩa vụ pháp lý, bị phân biệt đối xử hay quấy rối vì đã trình bày lo ngại của mình.
Sau khi chuyên viên đạo đức kinh doanh đã nhận được báo cáo, quan trọng là doanh nghiệp phải tìm hiểu đến cùng. Chuyên viên này phải:
- Ghi chép lại lo ngại đã được trình bày
- Đánh giá lo ngại và lập kế hoạch hành động để giải quyết nó
- Tiến hành hay điều phối một cuộc điều tra hay truy vấn nếu thích hợp
- Hành động cho phù hợp đối với những phát hiện và kết luận
- Theo dõi lo ngại được báo cáo về mô hình và khuynh hướng
- Đưa ra khuyến nghị dựa trên bài học kinh nghiệm rút ra
